遠端(在家)工作的4個技巧:批次溝通、過度溝通、被動溝通、多層溝通

小弟身為軟體工程師,不論是全職上班、或是全職接案跟客戶合作,以遠端方式工作已經6年。

分享幾個改善遠端工作效率的技巧。

批次溝通

在辦公室大家可以隨時找同事討論、發問,也可以臨時團隊開會之類的。

遠端工作很難這樣做。因為人與人溝通的頻率被迫降低了,所以每次溝通的內容量要提昇。

建議養成批次溝通的習慣。也就是一次詢問多個問題、一次安排多個工作事項。

舉例來說,大家早上團隊視訊/語音開會的時候,不要只是每個人安排一天的工作量,最好把一整週的工作事項都先預排好。

這樣一來,當你手上的任務卡住,需要詢問別人問題、等待答覆、等待別人工作先做完時,可以先改做其他待辦任務。

這會讓負責安排工作任務的主管,工作難度提高不少。但習慣一下會發現效果很不錯。

發問的時候也是一樣。可以拿筆記本、或是在電腦開個檔案,整個早上陸續遇到、想到的問題,都記錄下來。

下次終於有機會跟同事通話時,一口氣問清楚。

就算只是用聊天室也一樣。

我常常一口氣丟出好幾個不同事項的不同問題。反正同事有空再逐一回答即可。

過度溝通

遠端工作絕對要避免這個狀況:因為溝通誤會,導致做了整天的白工。

絕對不可讓這種情況發生。平常在辦公室,隨時都能知道同事在幹嘛、有疑問也可隨時跟主管確認。在家工作可不行。

所以要養成過度溝通的習慣。我自己習慣是剛剛視訊時已經講過的事情,結束前我會再統整一遍、然後每件事描述確認一次。

結束之後,還會把我剛剛確認的事情打成幾個待辦,貼到聊天室讓對方再看一次。等於每件事我都跟對方確認2-3次。

我甚至會把同樣幾件事情,換個方式、換個角度再重新描述幾次,讓相關人都同意,我才放心沒有做錯方向。

有留紀錄的話,事後出問題也比較容易討論責任歸屬。

總之,在家默默工作幾天,然後才發現通通在做白工,是絕對不可以發生的。

如果你發現在家工作之後,自己會一直跟同事確認事情,或是同事會多次重複確認同樣的事情,好像大家變得有點神經質?

別擔心,這不但是很正常的現象,還是很鼓勵的現象。

被動溝通

拍同事的肩膀問問題、叫他過來開會、打電話給他…等等,屬於主動式溝通:以發問的人優先,被問的人配合發問的人的時間。

被動式溝通以被問的人、接收訊息的人為主,有空時才答覆、做出反應。

請參考我另一篇文章:

遠端工作溝通技巧:被動式溝通,多層次溝通

多層溝通

多層次溝通指的是依照主動/被動程度的不同,分成至少3-4層溝通工具。

請參考我另一篇文章:

遠端工作溝通技巧:被動式溝通,多層次溝通

結論

這些工作方式有點違反一般的工作直覺,所以容易被忽略。

但只要習慣一下,一定會發現遠端工作的好處,工作效率甚至比在辦公室更高。

(完)